Özel Kalem Müdürlüğü
GÖREVLER
- Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.
- Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
- Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.
- Pendik Belediyesi İç Kontrol Eylem Planındaki görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
- Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak. 3071 sayılı kanun gereği; dilekçe yoluyla yapılan başvurulara 30 gün içinde yazılı bilgi vermek, işlem safahatının duyurulması halinde alınan sonucu ayrıca bildirmek.
- Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısının bilgisi ve onayıyla, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerinin hak edişlerini düzenlemek, kabullerini yaparak sonuçlandırmak.
- Belediyenin orta ve uzun vadeli stratejilerini ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.
- Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.
- Gerektiğinde Belediyenin diğer birimleriyle, resmi kurum ve kuruluşlarla, ilgili meslek odalarıyla, ihale sürecindeki ilgililerle yazışmalar yapmak.
- Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili duyuru ve tanıtım yapılması amacıyla Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gerekli veri akışını sağlamak.
- Başkanın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri gibi Pendik ilçesi için önem taşıyan günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve törenleri düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Başkan’a bildirmek, bu gibi törenlere Başkan’ın iştirak etmesini temin etmek, Başkan’ın iştirak edemediği program, tören vs.lerde başkan adına katılacak ismi belirlemek ve protokol gereklerini yerine getirmek.
- Belediye'yi ve Başkan’ı yurt içi veya yurt dışından ziyarete gelen temsilciler ve tüzel kişileri Strateji Geliştirme Müdürlüğü (Dış İlişkiler Bölümü) ile koordineli olarak ağırlamak, Belediye’yi temsilen hediye vermek ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak.
- Başkan’ın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak, Başkan’ın zamanını planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak.
- Randevu günleri ve/veya diğer günlerde vatandaşlar, kurumlar ve tüzel kişilerin temsilcileri veya kurum içinde görüşmek isteyen personelin Başkan’la görüşmelerini sağlamak.
- Başkan ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerin yapılmasını takip etmek.
- Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemleri Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile birlikte yapmak, kontrol ve takip ederek sonuçlandırmak.
- Başkanlık tarafından organize edilen toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürü sağlamak ve Belediye Bütçesinden Temsil, Ağırlama ve Tören Giderleri Yönergesine ve diğer yasal mevzuata uygun olarak harcamaları yapmak.
- Başkan’ın ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil ve yurtiçi seyahatlerindeki yazışma ve harcamaların tahakkuk işlemlerini yapmak.
- Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerini organize etmek, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapmak, Belediye tarafından hediye vermek, dış ülkelere yapılan gezilerin organizasyonunu yapmak ve takip ederek sonuçlandırılmasını Strateji Geliştirme Müdürlüğü (Dış İlişkiler Bölümü) ile koordineli olarak sağlamak.
- Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakları tutmak ve yayımlanması işlemlerini yapmak.
- Başkan’ın imzalaması gereken tüm evrakları kontrol ederek makama sunmak ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak.
- Resmi ve özel tebrik, kutlama, teşekkür, taziye, mektuplarını hazırlamak.
- Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından müdürlüğe gönderilen Bütçe, Kesin Hesap ve Taşınır Kayıt ve Kontrol hesabının Başkan tarafından incelenmesinden sonra karar alınmak üzere meclise sunmak.
- İmza Yetkileri Yönergesini hazırlayarak Başkan Yardımcıları, Müdürlüklere dağıtımını yapmak ve Kaymakamlık Makamı’na göndermek.
- Müdürlüğe faks, e-mail, posta yoluyla gelen şikayet, talepler ve davetleri Başkana sunmak; verilen talimat doğrultusunda ilgili yerlere dağıtımını yapmak.
- Belediyenin ve Başkan’ın tüm medya kuruluşları (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar) ile iletişimini Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile koordineli olarak sağlamak.
- Belediyede çalışan memur ve işçi personelin disiplin işlemleri ile ilgili yapılan işlemleri Başkan’a sunmak, Başkan’ın kararı doğrultusunda ilgili müdürlüklere gereğinin yapılması için göndermek.
- Müdürlüğün harcamaları ile ilgili ödeme emirlerini hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
- Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu taşınır mallarla ilgili işlemleri yapmak.
- Müdürlüğün görevlerini yerine getirmesi için avans ve kredi işlemlerini yapmak.
- Müdürlüğün taşınır mal hesabını hazırlamak.
- Başkanlık Makamı’nın aldığı kararları ve verdiği emirleri Başkan Yardımcısı ve ilgili Müdürlüklere iletilmesini sağlamak.
- Başkanın bulunmadığı zamanlarda gelen ziyaretçilerin problem ve dileklerini alarak konularına göre ilgili Başkan Yardımcılarına, Başkan Danışmanlarına veya Müdürlere iletmek.
- Belediye Başkanının kullanabileceği bütçede Yoksul ve Muhtaçlar için ayrılan ödeneğin kullanma yetkisinin Başkan’ın uygun bulacağı müdürlere devredilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
- Engellilere yönelik hizmetlerin yürütülmesi ve engelliler merkezinin kurulması ile ilgili yetki devri işlemlerinin yapılmasının sağlamak.
Adres Esenler Mah. Bora Sokak No:5 Pendik Belediyesi Ana Bina Kat: 7 - 34899
Telefon 444 81 80 -1107
Faks 0 216 585 14 14
Oğuz Bilge ÖZYURT
Müdür